Communicatie en veiligheid
We praten wat af!
Mensen werken samen. Ze bereiken resultaten door met elkaar te praten en in samenspraak de juiste oplossingen te bedenken en uit te voeren. Zonder goed overleg geen goed resultaat! We overleggen met de beste bedoelingen; toch geeft het vaak niet het gewenste resultaat. We horen elkaar wel maar we luisteren niet echt.
In een overleg wordt 20% van de uitgesproken boodschap direct ontvangen en onthouden. 30% van een uitgesproken boodschap wordt beïnvloed door de manier waarop we die boodschap uitspreken en maar liefst 50% wordt beïnvloed door de houding waarmee we ons verhaal doen. Allerlei factoren kunnen dus van invloed zijn op ons onderlinge overleg, waardoor een boodschap anders wordt begrepen dan hij is bedoeld. Goed met elkaar overleggen is minder eenvoudig dan het lijkt.
Luisteren en onthouden
We starten onze dagelijkse werkzaamheden normaal gesproken met een overleg:
- Wat moet er gebeuren?
- Hoe gaan we dat doen?
- Wat zijn daarbij de risico’s?
- Hoe gaan we die beheersen?
Als we niet goed naar elkaar luisteren, lopen we het risico dat we niet onthouden en begrijpen wat we afspreken. Dus praat niet alleen in een gesprek, maar luister ook goed naar elkaar. Stel elkaar vragen en herhaal wat de ander zegt; zo kun je vaststellen of je het goed begrepen hebt. Onthoud dat in een overleg niets vanzelfsprekend is. Iemand die de zaken anders bekijkt, kan die zaken zomaar heel anders opvatten.
Basispunten voor goed overleg
Neem altijd de tijd om met elkaar te overleggen. Even iets roepen naar elkaar zal nooit goed werken. Luister goed naar wat er wordt gezegd en vul zaken niet in vanuit je eigen gedachten. Vat samen wat de ander heeft gezegd en stel controlevragen om uit te vinden of je het goed begrepen hebt. Oordeel niet direct maar stel vragen – wat? hoe? wanneer? waarom? – om zaken duidelijk te krijgen voor jezelf.
Wanneer deze punten in orde zijn hebben we een goed gesprek gehad en hebben we hetzelfde idee over een situatie of werkwijze. Ten slotte is het belangrijk om respect voor elkaar te hebben. Zorg ervoor dat je begrip hebt voor de ander. Ga ervan uit dat een ander jou pas kan begrijpen wanneer jij die ander begrijpt.
Veiligheidsoverleg en samenwerking vereisen goede communicatie! Door de (overleg)regels toe te passen is goed overleggen te leren.
Essentiële veiligheidsregel Bij overleg: luisteren, samenvatten, doorvragen!